Что может пойти не так?

По данным исследования CareerCast.com, event-менеджер, наряду с пожарным и пилотом, входит в десятку самых стрессовых профессий. Почему? Фиксируем топ-5 трудностей, с которыми сталкиваются сотрудники event-индустрии.

Срочные правки в режиме дедлайнов

Если на финальной репетиции отказывает проектор — организатор должен быть к этому готов. Еще сложнее дело обстоит, когда срочные изменения просит внести сам заказчик. Эксперты в области event’а советуют прописывать все возможные изменения в договоре еще до начала работ и детально указывать, кто может их вносить, в какой срок они должны быть исполнены и какие документы при этом утверждаются. Event-менеджер и технический подрядчик должны определить, как конкретный запрос повлияет на бюджет, и довести это до сведения заказчика и рабочей группы.

Отказ техники

Техника есть техника. По закону Мёрфи, она сломается в самый неподходящий момент. Чем масштабнее процесс подготовки к событию, тем больше вероятность того, что проектор, инсталляция или иное сложное техническое оборудование может выйти из строя. Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, стоит выбирать только проверенных подрядчиков, которые способны обеспечить бесперебойную работу.

Технические возможности площадки не соответствуют ожиданиям клиента

За сутки до мероприятия может выясниться, что не работает кондиционер, в грузовой лифт не помещается оборудование, несущие конструкции не выдерживают экран. Проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора: между описанием на сайте и реальными ресурсами не всегда можно поставить знак равенства. Тестируйте заранее!

Погода не позволяет использовать технику

Если вам не под силу разогнать тучи, а вы планируете event на открытом воздухе, будьте готовы к погодным сюрпризам. Не доверяйте прогнозам и всегда имейте план B: мероприятие можно перенести в помещение или частично изменить программу (при условии, что вы продумали это заранее, отрепетировали запасной план и альтернативный сценарий с командой). Стоит заранее позаботиться о страховании в случае, если плохая погода приведет к отмене мероприятия или порче оборудования.

Компьютерные риски (потеря данных)

Вся техника на площадке будет зависеть от электричества и работы программ, и, чтобы не хвататься за голову в час икс, стоит задуматься о компьютерных рисках заранее. Используйте дублирующее копирование. Скопируйте необходимые данные (списки, презентации и т.п.) на CD и флешку. Более того, чтобы устранить риск потери данных, установите в офисе сервер, где будут храниться все данные, и не забывайте регулярно копировать туда всю информацию. А еще было бы неплохо иметь запасной компьютер, который может спасти вас, если рабочий выйдет из строя.

С какими бы «головными болями» вам ни приходилось сталкиваться, помните о правиле «утиного лица» (The Duck Face Rule), которое гласит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. В реальности вы активно перебираете лапками под водой, чтобы event прошел на все 100%, но об этом не стоит знать гостям мероприятия и заказчику.

Источник: https://readlivemagazine.ru/